Een bestand in de mediabibliotheek kan voorzien worden van een (of meerdere) toegangslabels dat de toegang tot het bestand bepaalt. Zodra je een toegangslabel selecteert is het bestand niet meer openbaar en kan alleen bekeken worden door ingelogde bezoekers met de juiste rechten. Deze rechten zijn per gebruiker in te stellen met behulp van rechtenlabels. Redacteuren kunnen de toegang tot bestanden zelf instellen. Nieuwe toegangslabels zijn eenvoudig toe te voegen en te gebruiken, echter functioneren ze pas als ook een nieuw rechtenlabel aan gekoppeld is. Dat kan alleen gedaan worden door een beheerder.
Vooralsnog gelden de toegangslabels enkel voor bestanden uit de mediabibliotheek, maar is desgewenst eenvoudig voor alle andere content (bv. publicaties, leerbundels, etc.) op klimapedia uit te breiden. Omdat deze content vooralsnog openbaar is is de mogelijkheid om voor deze content het toegangslabel in te stellen niet beschikbaar om te voorkomen dat per ongeluk content achter een slotje komt te zitten.
Vooralsnog is er slechts één rechten- / toegangslabel : SKB Bouwfysica. Dit betreft al het materiaal binnen de SKB leerbundel dat achter slot en grendel moet blijven en is alleen zichtbaar voor docenten en cursisten die gelieerd zijn aan de opleiding.